四個步驟用Notion做好專案管理，擺脫熬夜宿命、做好你的設計
本文重點
● 適合誰？
任何為單獨作業、團體合作的專案進度所苦、想了解Notion使用方式的人。
● 在這篇文章中你會看到：
1. 如何使用Notion開啟一場有效率的團隊合作
2. 前期發想、定義問題的討論模式
3. 每周的討論、行動項目訂定
4. 用Notion的三種視窗完成衝刺階段的進度規劃
前言
不知道大家是否在上了大學之後，經常會遇到學期剛開始時，總以為自己仍有大把時間可以揮霍，因此放肆地用Netflix追劇、打工、家教樣樣來，直到考試或期末發表時間逼近，才察覺不妙，於是加緊趕工，設計在評圖前一天熬夜趕出來、模型送急件導致費用劇增、跟同學耗在工廠一整夜，待到天亮，再滿身粉塵一起去吃早餐…種種慘痛的經驗？
如果上述的這些夢魘聽起來很熟悉，那麼你的肝指數，恐怕會在畢業後的三五年內，達到與竹科工程師同樣的高度（然而薪水卻遠遠不及）。究竟設計系學生能不能擺脫熬夜的宿命，活得跟想像中一樣光彩亮麗？
我以大三下學期與組員在產品設計這門課上使用Notion做專案管理的經驗與大家分享，帶入設計思考的流程，用四個步驟，掌握設計專案的進度，希望可以給大家一些幫助。
01 開啟一場有效率的團隊合作
我們的產品設計是由兩個人一組，因為資訊落差而造成的溝通成本往往是合作最大的難題。Notion有一個功能是建立一個協作的工作空間，讓你與你的組員有一個共享的專案管理平台。無論是資訊共享、時間規劃，都能在上面處理完成。
02 前期發想、定義問題
前期的題目發想需要大量資料蒐集，我們將各個主題分成獨立的區段，前面放上相關資料的重點整理與連結，供對方參考，後面補充關於這個主題可以發展的方向和自己的想法。
這樣的好處是，在實際見面討論前，已經有了對於組員所收集的資料有了基本的認識，甚至有時間消化、甚至發酵成新的想法。
03 每周的討論、行動項目訂定
前期時間較不緊湊的階段，我們以每週與老師討論為時間單位，訂定當周要完成的工作項目、要與老師討論的內容，並在每周上課前，約一次討論，將工作內容了資料整理成簡報，並在每次與老師討論完後，馬上檢討，決定下周要完成的事情。
04 衝刺階段的進度規劃
由於我們選擇的主題有許多繁雜的事務要處理，從與他系合作、遊戲試玩到影片拍攝、剪輯，如果沒有良好的時間進度掌控，絕對無法如期完成，因此我們在發表的前六週開始排定進度，首先列出發表前要完成的事情有那些，再分配時間。
Table View 列舉待辦事項
此時你可以先新增一個專案，打開Table View，將待辦事項列舉出來，並設定完成的時間、Tag與該事項相關的主題或者負責人。
Board view 檢視工作主題與責任分配
接著， 新增一個Board view，他會將你Tag的主題分項排開，你便能清楚看到與該主題相關的事務有哪些。
Calendar view 顯示時程安排
最後，新增一個 Calendar view，便可以以行事曆的方式檢視未來的工作時程規劃。
總結來說，Notion是一個富有彈性的專案管理工具，不只是設計專案，用在任何一份報告、考試，以個人或團隊的形式都十分方便。
本篇文章直接以團隊的專案管理角度切入，因為團隊合作，相較於獨立作業可彈性的依照自己的心情、能力調整，更需要有一個清楚的進度規劃，讓兩個人都明白專案的目標和方向在哪，此外，我們也會搭配google雲端硬碟使用，將檔案上傳到共用資料夾，讓對方檢查、調整。
時間管理的目的，不只是提升效率，也不只是安排時間，還有比這些更重要的：那就是完成有價值的事情。
後記：
這篇Notion的使用方法是之前答應Podcast聽眾要做的整理，遲遲拖到現在才產出來，至於個人的時間管理除了使用Timetree跟便條紙紀錄以外，其實沒有使用甚麼正規的軟體（大多時候是自律症苦苦相逼），希望大家在新的一年都可以好好睡覺，好好做設計！
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